Phần lớn tranh cãi giữa designer và khách không đến từ chất lượng, mà từ chỗ hai bên hiểu khác nhau về "xong". Khách nghĩ được sửa đến khi ưng, designer nghĩ đã gồm hai lần sửa. Một hợp đồng thiết kế tốt không cần dài, nhưng phải định nghĩa rõ phạm vi, thế nào là một vòng sửa, cái gì là phát sinh, khi nào chuyển quyền sử dụng tệp, và với dự án có AI tham gia thì ghi chú phần đó ra sao.
Bài này nói ở mức nguyên lý để bạn dựng khung hợp đồng hoặc phụ lục cho dự án của mình. Đây không phải tư vấn pháp lý: hình thức hợp đồng, thuế và các quy định liên quan nên được kiểm theo quy định hiện hành, và với dự án giá trị lớn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý đọc lại.
Phạm vi công việc: viết theo đầu mục bàn giao, không theo tính từ
Câu "thiết kế bộ nhận diện thương hiệu đẹp, chuyên nghiệp" không phải phạm vi. Phạm vi là danh sách những thứ khách sẽ nhận được, đếm được và kiểm được. Ví dụ giả định cho một tiệm trà sữa ở Huế: một logo gồm bản chính, bản ngang, bản đơn sắc; bảng màu năm màu; hai kiểu chữ đề xuất; mẫu ly hai cỡ; mẫu bảng giá treo tường; ba khung bài đăng mạng xã hội; một tệp hướng dẫn sử dụng ngắn.
Mỗi đầu mục ghi thêm định dạng bàn giao và kích thước nếu cần. Khi khách hỏi thêm một thứ ngoài danh sách, cả hai bên đều thấy ngay đó là phát sinh, không cần tranh cãi. Thói quen tốt là ghi thêm một dòng "không bao gồm" để chặn trước những thứ khách hay mặc định là có: chụp ảnh sản phẩm, viết nội dung, mua ảnh hoặc font có phí, làm việc với nhà in, đăng bài thay khách.
Với dự án có dùng công cụ tạo ảnh, phạm vi nên nói rõ sản phẩm cuối là hình đã được chỉnh và hoàn thiện, không phải tập ảnh thô do công cụ sinh ra. Nhiều khách tưởng mình sẽ nhận cả trăm ảnh "dư" từ quá trình phác; nếu bạn không định giao những ảnh đó, hãy ghi ra.
Định nghĩa một vòng sửa cho không ai hiểu sai
Một vòng sửa là một lần khách gửi góp ý gộp. Khách tập hợp mọi góp ý trên một bản và gửi một lần, bạn sửa một lần. Góp ý gửi rải rác trong ba ngày, mỗi lần một ý, vẫn tính là một vòng nếu bạn chưa gửi bản mới; nhưng nếu bạn đã gửi bản mới rồi khách mới nhớ thêm, đó là vòng tiếp theo.
Sửa trong hướng đã chọn, không đổi hướng. Đổi màu, đổi cỡ chữ, dịch bố cục là sửa. Bỏ hướng đã duyệt để làm hướng mới là việc mới. Hợp đồng nên ghi câu này thật rõ, vì đây là nguồn tranh cãi lớn nhất.
Lỗi của designer không tính vào vòng sửa. Sai chính tả, sai số điện thoại khách đã cung cấp, lỗi dấu tiếng Việt trong chữ do công cụ sinh ra, ảnh có chi tiết lỗi: bạn sửa miễn phí và không trừ vào số vòng. Ghi điều này ra giúp khách tin bạn công bằng.
Ghi số vòng theo từng giai đoạn. Ví dụ giả định: giai đoạn ý tưởng được chọn một trong ba hướng và sửa một vòng; giai đoạn hoàn thiện được sửa hai vòng. Chia theo giai đoạn tránh cảnh khách dùng hết lượt ở chi tiết nhỏ rồi muốn đổi ý tưởng lớn.
Vòng thêm có đơn giá sẵn. Khi đã ghi trước giá mỗi vòng thêm hoặc giá theo giờ cho phát sinh, việc báo phí trở thành thông báo bình thường thay vì cuộc thương lượng khó xử.
Phát sinh: bảng ví dụ để đưa vào phụ lục
Phần phát sinh nên được liệt kê bằng ví dụ cụ thể, vì khách hiểu ví dụ nhanh hơn định nghĩa. Bảng dưới là ví dụ giả định, bạn sửa theo dự án của mình.
| Yêu cầu của khách | Là sửa hay phát sinh | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đổi màu chủ đạo của logo đã duyệt | Sửa, nếu còn vòng | Trừ một vòng sửa |
| Thêm một kích thước bài đăng mới | Phát sinh | Tính theo đơn giá mỗi kích thước |
| Làm thêm bản tiếng Anh cho toàn bộ ấn phẩm | Phát sinh | Báo giá riêng, khách cung cấp bản dịch |
| Bỏ hướng đã duyệt, làm phong cách khác | Phát sinh lớn | Báo giá lại giai đoạn ý tưởng |
| Sửa lỗi chính tả do designer gõ sai | Không tính | Sửa ngay, không trừ vòng |
| Khách đổi nội dung chữ sau khi đã duyệt | Sửa, nếu còn vòng | Trừ một vòng hoặc tính giờ |
Khi gặp yêu cầu phát sinh, gửi một tin ngắn xác nhận trước khi làm: việc gì, chi phí bao nhiêu, ảnh hưởng tiến độ ra sao, rồi chờ khách đồng ý bằng tin nhắn hoặc thư. Làm trước rồi mới báo phí là cách nhanh nhất để mất khách.
Thời hạn phản hồi của khách: điều khoản hay bị bỏ quên
Hợp đồng thiết kế thường chỉ ghi hạn của designer mà quên hạn của khách. Hệ quả quen thuộc: bạn gửi bản phác đúng hẹn, khách im lặng hai tuần, rồi quay lại đòi bản hoàn thiện trong ba ngày vì sắp khai trương. Lúc đó lịch của bạn đã kín việc khác, còn khách thì nghĩ mình chỉ chậm một chút.
Cách xử lý gọn là ghi rõ thời gian phản hồi tối đa cho mỗi mốc, ví dụ giả định là ba ngày làm việc kể từ khi nhận bản. Quá hạn đó, tiến độ dự án lùi tương ứng, và nếu khách im lặng quá một khoảng dài hơn, bạn được xếp lại lịch theo khả năng của mình. Một số người làm nghề còn ghi thêm: im lặng quá lâu sau bản cuối được coi là đã duyệt để có thể thu đợt thanh toán cuối; điều này nên được trao đổi trực tiếp với khách vì không phải ai cũng chấp nhận.
Thêm một ý nhỏ nhưng hữu ích: ghi ai là người duyệt cuối cùng ở phía khách. Dự án của cửa hàng gia đình thường có cả chủ, vợ chủ, con chủ cùng góp ý, mỗi người một hướng. Chỉ định một đầu mối gom góp ý và có quyền nói "duyệt" giúp bạn tránh cảnh sửa theo người này xong lại phải sửa ngược theo người kia.
Quyền sử dụng tệp và thời điểm chuyển giao
Hợp đồng nên nói rõ khách được dùng sản phẩm vào việc gì và từ khi nào. Cách làm phổ biến là quyền sử dụng chỉ chuyển cho khách sau khi thanh toán đủ; trước đó bạn có thể gửi bản xem trước có dấu chìm hoặc độ phân giải thấp. Phạm vi sử dụng cũng cần ghi: dùng cho thương hiệu của khách trên mọi kênh, hay chỉ cho một chiến dịch.
Tệp gốc có lớp là một câu hỏi riêng. Có designer giao tệp gốc như một phần của gói, có người tính riêng. Không có cách nào đúng tuyệt đối, chỉ cần ghi rõ. Với logo và bộ nhận diện, khách thường cần tệp vector để làm việc với nhà in và các đơn vị khác về sau, nên phần này gần như luôn nằm trong gói.
Bạn cũng nên giữ quyền đưa sản phẩm vào portfolio, có thể kèm điều kiện chờ khách công bố trước. Một số khách không muốn công khai, ví dụ dự án nội bộ, khi đó ghi rõ thoả thuận không đưa vào. Các khía cạnh pháp lý sâu hơn về quyền tác giả và nhãn hiệu thuộc danh mục bản quyền của trang và nên được kiểm theo quy định hiện hành.
Ghi chú về AI trong hợp đồng: viết gì cho đủ
Với dự án có công cụ AI tham gia, vài dòng ghi chú giúp hai bên hiểu nhau và tránh bất ngờ. Các ý nên cân nhắc:
- Khâu nào có dùng AI hỗ trợ, ví dụ phác ý tưởng, xoá nền, mở rộng khung ảnh; khâu nào làm thủ công, ví dụ dựng logo bằng vector.
- Khách có đồng ý cho dùng công cụ AI với tài liệu của họ không, nhất là ảnh sản phẩm chưa ra mắt hoặc thông tin nội bộ.
- Cam kết không đưa thông tin bí mật của khách vào công cụ mà điều khoản cho phép dùng dữ liệu để huấn luyện, hoặc sẽ che thông tin trước khi dùng.
- Với yếu tố cần độc quyền cao như logo, ghi rõ hình cuối được dựng lại và chỉnh bởi người thiết kế, không giao nguyên ảnh do công cụ sinh.
- Tình trạng pháp lý của hình do AI tạo còn đang được bàn luận ở nhiều nơi; ghi một dòng rằng hai bên sẽ tuân theo quy định hiện hành và điều khoản của công cụ.
- Nếu khách cấm dùng AI, ghi rõ để bạn báo giá lại cho đúng khối lượng làm tay.
Không cần biến phần này thành bản cam kết dài. Mục đích là để khách không phát hiện sau rằng bạn dùng một công cụ họ không muốn, và để bạn có căn cứ khi khách hỏi.
Dựng khung hợp đồng cho dự án tiếp theo
Nếu bạn chưa có mẫu hợp đồng riêng, có thể bắt đầu theo trình tự sau và hoàn thiện dần qua từng dự án.
- Lấy báo giá đã được khách đồng ý làm phụ lục phạm vi, giữ nguyên danh sách đầu mục.
- Viết phần thời gian: ngày bắt đầu tính từ khi nhận đủ cọc và tài liệu, các mốc trình bản, thời gian khách phản hồi tối đa mỗi mốc.
- Viết phần sửa đổi: số vòng theo giai đoạn, định nghĩa vòng sửa, đơn giá vòng thêm, cách xử lý đổi hướng.
- Viết phần thanh toán: mức cọc, các đợt còn lại gắn với mốc, thời hạn thanh toán.
- Viết phần quyền sử dụng, tệp gốc, portfolio và ghi chú AI.
- Viết phần chấm dứt: nếu khách dừng giữa chừng thì thanh toán phần đã làm thế nào, nếu bạn không thể tiếp tục thì hoàn tiền thế nào.
- Nhờ AI đọc bản nháp để tìm chỗ mơ hồ, sau khi đã che tên khách, rồi tự sửa lại; với dự án lớn, nhờ người có chuyên môn pháp lý xem.
Một câu lệnh hữu ích cho bước cuối: "Đọc bản hợp đồng thiết kế dưới đây như một khách hàng khó tính và chỉ ra những câu có thể hiểu theo hai cách." AI thường bắt được những chữ như "sửa hợp lý" hay "trong thời gian sớm nhất" — đúng những chữ nên thay bằng con số.
Câu hỏi thường gặp
Freelancer làm việc nhỏ có cần hợp đồng không, hay chỉ cần tin nhắn?
Việc nhỏ có thể chỉ cần một tin nhắn hoặc thư xác nhận đủ các ý: đầu mục, số vòng sửa, giá, cọc, thời gian. Điều quan trọng là thoả thuận được ghi lại bằng chữ và khách đã trả lời đồng ý, không chỉ nói miệng.
Nên cho khách mấy vòng sửa là hợp lý?
Không có con số chuẩn. Nhiều người chia theo giai đoạn: một vòng ở bước chọn ý tưởng và hai vòng ở bước hoàn thiện. Quan trọng hơn con số là định nghĩa rõ một vòng là gì và đổi hướng không tính là sửa.
Khách đòi tệp gốc dù hợp đồng không có thì xử lý sao?
Nhắc lại thoả thuận một cách nhẹ nhàng và đưa ra mức phí chuyển giao tệp gốc như một phát sinh. Với logo và nhận diện, nên cân nhắc đưa tệp vector vào gói ngay từ đầu vì khách gần như luôn cần.
Có cần ghi trong hợp đồng là có dùng AI không?
Nên ghi ngắn gọn khâu nào có AI hỗ trợ và cam kết về dữ liệu của khách, nhất là khi khách giao tài liệu chưa công bố. Nếu khách không muốn dùng AI, ghi rõ để báo giá lại đúng khối lượng làm tay.
Khách dừng dự án giữa chừng thì tiền cọc xử lý thế nào?
Điều này cần ghi trước trong hợp đồng. Cách phổ biến là cọc dùng để trả cho phần việc đã làm và không hoàn lại, còn phần làm vượt quá giá trị cọc thì tính theo mốc đã đạt. Các vấn đề pháp lý cụ thể nên kiểm theo quy định hiện hành.
Dùng AI soạn hợp đồng thiết kế có an toàn không?
Dùng AI để gợi ý cấu trúc hoặc tìm câu mơ hồ thì hữu ích, nhưng không thay được việc bạn tự đọc và hiểu từng điều. Che tên khách và số tiền thật trước khi dán, và với dự án lớn nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem lại.